Manual Seguiment Comercial del client (CRM)

Seguiment Comercial

		Vendes > Fitxers > Seguiment Comercial

El seguiment comercial (CRM) ens permet organitzar i registrar totes les accions comercials que es fan sobre un client, així com veure els seus contactes o exportar dades cap a l'Outlook.

Introducció

Botons:

Crear seguiment comercial:

Podrem afegir en detall totes les dades del seguiment comercial d'aquest client en la següent pantalla.

Donar com acabat: Com podem veure a les pantalles podem distingir la búsqueda entre accions, pendents, acabats o totes. Si ja tenim fet el seguiment d'una liquidació i no farem res més amb ella la podem donar com acabada amb aquest botó i així podrem escollir per consultar només les liquidacions pendents. El xec d'acb. ens apareixerà marcat.

Tenim diferents pestanyes per consultar les dades del seguiment:

Pestanya Accions

Ens permetrà afegir totes les accions relacionades al client, on se li podrà indicar en quin estat es troba, o quin agent és el responsable de l'acció.

Outl.: Si en el camp apareix el logo de l'Outlook , ens indicarà que les dades ja s'han traspassat al calendari de l'Outlook. Per fer això, cal seleccionar les línies i prémer el botó alta cita calendari outlook.

Links: Ens permet enllaçar cada acció amb altres documents externs a l'aplicació, com un document Word, una imatge JPG... Fent clic sobre la imatge s'obriran els documents.

Doc: El logo ens indicarà que l'acció s'ha creat des de l'opció de Mailing. Fent clic sobre la imatge s'obrirà el mail.

Origen: Camp de color gris (no modificable) que indica si l'acció s'ha creat des d'un document d'origen, com per exemple una Oferta. Si hi ha origen hi haurà un accés directe per obrir el document.

Data: Indica la data de l'acció. Per defecte serà la data actual de treball.

Acció/Descripció: Indica el tipus d'acció que s'està realitzant (F4- demanar el búscador) i la seva descripció, es poden posar en qualsevol moment.

Data Revisió: Data de la propera revisió de l'acció. Es pot deixar buit.

Acb (Acabat): Indica si l'acció ja ha acabat.

Resultat: Indica el tipus de resultat produït en l'acció (F4- demanar el búscador). El camp resultat es pot deixar buit.

Conseqüència: Indica la conseqüència originada pel resultat de l'acció. Hi ha tipus de resultats que obliguen a posar un tipus de conseqüència. El camp conseqüència es pot deixar buit.

Agent: Indica l'agent responsable de l'acció comercial del client.

Pestanya Contactes

Ens permetrà visualitzar tots els contactes del client. Per afegir o modificar les dades, s'haurà de fer des del formulari de clients.

Pestanya Ofertes

Ens permetrà visualitzar totes les ofertes del client, amb el seu estat actual, la data d'entrega i el total de l'import de cada oferta. Es podrà accedir directament a l'oferta clicant sobre el número de document corresponent. Important, podrem afegir una oferta directament des del botó d'afegir oferta a la dreta de la imatge (en funció de la pestanya tindrem l'opció d'afegir el document corresponent).

Pestanya Necessitats

Ens permet afegir i consultar qualsevol necessitat d'un client, així com la data per respondre a aquesta necessitat, l'agent que s'encarrega, etc.

Pestanya Comandes

Ens permetrà visualitzar totes les comandes del client, amb el seu estat actual, l'agent i el total de l'import de cada comanda. Es podrà accedir directament a la comanda clicant sobre el número de document corresponent.

Pestanya Albarans

Ens permetrà visualitzar tots els albarans del client, amb el seu estat actual, el número d'expedició, l'agent i el total de l'import de cada albarà. Es podrà accedir directament a l'albarà clicant sobre el número de document corresponent.

Pestanya Factures

Ens permetrà visualitzar totes les factures del client, amb el seu estat actual, l'agent i el total de l'import de cada factura. Es podrà accedir directament a la factura clicant sobre el número de document corresponent.

Pestanya Compte Corrent

Ens permetrà visualitzar tots els rebuts del client, amb el seu estat actual, data de venciment i el total de l'import de cada rebut. Es podrà accedir directament al rebut clicant sobre el número de document corresponent.

Pestanya Pressupost

Ens permetrà visualitzar tots els pressupostos dels plànols de producció, amb el seu estat actual, la quantitat i el total de l'import de cada pressupost. Es podrà accedir directament al pressupost clicant sobre el número de document corresponent.

Pestanya Ordres Fabricació

Ens permetrà visualitzar totes les ordres de fabricació del client, amb el seu estat actual, quantitat i la comanda corresponent a cada ordre de fabricació. Es podrà accedir directament a la comanda clicant sobre el número de document corresponent.

Necessitats de Clients

		Vendes > Fitxers > Necessitats de Clients

Amb aquesta pantalla podem deixar constància i portar un control de gestions comercials amb client o possibles clients, per exemple una visita comercial per parlar del material.

Pestanya Paràmetres

Primerament omplirem la pestanya de paràmetres. A l’apartat Acció és obligatori posar una breu explicació.

Pestanya de Dades

En aquesta pestanya podem omplir tots els detalls de la necessitat de manera més extensa.

Pestanya links

Serveix per consultar i accedir als links relacionats amb el client.

Opcions de la Necessitat

Tenim l'opció, si la transacció avança, de fer una oferta a partir de la necessitat.

Un cop fet l’oferta si tornem a prémer el boto d’opcions ens surt una opció nova que és Fer més ofertes. En podrem fer tantes com vulguem.

Recordatori del Seguiment Comercial

		Vendes > Fitxers > Recordatori de seguiment comercial

El recordatori del seguiment comercial ens permet veure totes les accions comercials realitzades a l'empresa. Es poden aplicar varis filtres: per client, zona, agent..., així com per l'estat (pendents, acabats), o per data de recordatori.

En la següent pantalla es pot veure un exemple on es mostren totes les accions d'un client relacionades amb les seves ofertes:

També hi ha l'opció d'imprimir el seguiment, de traspassar accions com a cites del Microsoft Outlook o enviar mails. Per fer això, cal seleccionar les línies desitjades fent click sobre elles, i s'activaran els botons de la capçalera per poder imprimir, traspassar a l'Outlook i enviar mail.

Per traspassar la cita a l'Outlook s'haurà d'indicar la data i hora d'inici i final, més el nom del tema i els comentaris que es necessitin. Un cop acceptat, la cita ja estarà afegida en el calendari del Microsoft Outlook.

Auxiliars

Tenim un grup de taules auxiliars per tal de poder fer un control més acurat d'un seguiment.

Accions

		Vendes > Fitxers > Auxiliars de Seguiment Comercial > Accions

Les accions de seguiment comercial ens permetran controlar quin tipus d'accions es fan o es reben d'un client, com per exemple, l'enviament d'informacions, les trucades realitzades, o les queixes rebudes.

Tenim un codi de 6 caràcters i una descripció de 50 caràcters per poder definir les diferents accions.

El xec Acabat ens indica si l'acció no requereix cap resultat, així que cada cop que es realitzi l'acció ja serà marcada automàticament com acabada.

Tenim una data de baixa, per si no es vol fer servir més una Acció, però que a l'estar assignada a valors antics no la podem esborrar.

Podem seleccionar a quins llocs es podrà assignar cada una de les accions. Hi ha un desplegable que mostra tots els punts de menú que tenen l'opció de Accions, i podrem marcar en quins volem que es vegi, si no en marquem cap, no es veurà enlloc.

Resultats

		Vendes > Fitxers > Auxiliars de Seguiment Comercial > Resultats

Els resultats del seguiment comercial ens permetran veure, si és necessari, com han acabat els diferents tipus d'accions del client.

Tenim un codi de 6 caràcters i una descripció de 25 caràcters per definir les conseqüències.

El xec Obligar Conseqüència ens indica si el resultat de l'acció requereix alguna conseqüència, com per exemple, davant d'una oferta incorrecta, crear-ne una de nova amb les darreres indicacions del client.

Tenim una data de baixa, per si no es vol fer servir més un Resultat, però que a l'estar assignada a valors antics no la podem esborrar.

Conseqüències

		Vendes > Fitxers > Auxiliars de Seguiment Comercial > Conseqüències

Les conseqüències de seguiment comercial ens permetran veure, si és necessari, quines conseqüències s'han obtingut després d'un resultat determinat en cada acció comercial.

En aquest cas, les conseqüències només estan formades per un camp de codi de conseqüències de 6 caràcters i un camp de descripció de 25 caràcters.

Tenim una data de baixa, per si no es vol fer servir més una conseqüència, però que a l'estar assignada a valors antics no la podem esborrar.

Tipus de Documents

		Vendes > Fitxers > Auxiliars de Seguiment Comercial > Tipus Documents

El tipus de document és una opció per poder ordenar els documents (ofertes, comandes,...) per agrupacions, amb criteris que ens permeti fer llistats i estadístiques d'aquestes agrupacions.

Tenim un codi de 6 caràcters i una descripció de 25 caràcters per definir cada tipus de document que vulguem.

Podem donar de baixa tipus de documents que no volem fer servir més, però que estant assignats a documents antics i per això no podem esborrar.

També hi ha la possibilitat de que el tipus de document bloquegi el document. Si el tipus document té marcat el xec Bloquejar Documents a l'assignar-lo a un document aquest queda bloquejat directament.

Podem seleccionar a quins documents es podrà assignar cada un dels tipus document. Hi ha un desplegable que mostra tots els documents que tenen l'opció de Tipus Document, i podrem marcar en quins volem que es vegi, si no en marquem cap, no es veurà en cap document.

Modificar Tipus Documents a Comandes i Albarans de clients

Quant ens trobem amb el cas d'un d'aquests documents amb un estat diferents de Normal, per poder modificar el tipus document haurem de clicar prèviament el botó de modificar que trobem just a sobre del mateix. Aquest botó ens permet poder modificar únicament aquest camp.

 NO es mantindrà el camp Tip. Doc. d'un document al altre.

Comanda

Albarà

Funcionament del CRM en altres documents

A cada document trobarem una opció per marcar i poder així vincular el document en qüestió al seguiment comercial del client.

La gestió de clients, i els formularis d'ofertes de clients i necessitats de clients, tenen un botó especial per crear una acció comercial vinculada directament al mateix client i document.

		Vendes > Fitxers > Clients

Mentre que en l'Enviament Múltiple d'E-mails i en l'Enviament de Mailings trobarem un xec Seguiment que enllaçarà els correus enviats al seguiment comercial del client.

		Vendes > Fitxers > Enviament Múltiple d'E-mails

En el cas de les ofertes, quan se'n crea una de nova, ens apareixerà un xec anomenat Alta a Seguiment, el qual ens crearà automàticament una acció comercial del client vinculada a la nova oferta.

		Vendes > Ofertes > Ofertes a Clients : Afegir

Quan l'oferta s'hagi tancat o traspassat a comanda, totes les accions vinculades a l'oferta passaran a estar tancades.

Camps especials del CRM:

• Data Orientativa de Venda: Serveix per indicar la data orientativa de venda.
• Data Modificació: Data d'última modificació dels camps especials del CRM.
• Percentatge d'èxit: Serveix per indicar les possibilitats de que l'oferta sigui acceptada. D'aquesta manera les feines comercials es poden centrar sobre les ofertes amb un percentatge més elevat.

També podrem distingir l'estat del seguiment en funció de l'aspecte del botó:

Com ja vam veure el punt verd amb el símbol de sumar, és per crear el seguiment del document.

Triangle groc a la cantonada esquerra: aquest document té un seguiment creat.

Lupa a sobre document, el seguiment està donat com acabat i podrem anar a seguiments.

Configuració de Seguiments

		Útils > Útils > Configuració de seguiments

Aquesta pantalla ens serveix per tal de poder configurar en quins documents del programa volem fer el seguiment comercial.

Tenim dos xecs per marcar, Imprimir i automàtic, tots dos determinen coses diferents i es poden marcar o no en funció de la nostra manera de treballar als diferents documents del llistat, com són per exemple: No conformitats, Albarans a client, factures, etc.

Imprimir: Si està marcat sempre ens sortirà el xec de seguiment a la pantalla d’impressions.

Automàtic: Si està marcat de forma predeterminada ens sortirà la pantalla de seguiment al crear el document corresponent.

A la pantalla anterior per exemple Albarans a client tots dos xecs estan marcats, per tant la pantalla d'impressió tindrà el xec de seguiment:

I a l'afegir l'albarà i acceptar ens sortirà la pantalla de dades del seguiment automàticament.